Confedent International on täyden palvelun kongressitoimisto. Palveluvalikoimaamme kuuluvat kaikki kokous-, seminaari- ja kongressijärjestämiseen liittyvät palvelut. Pyydä tarjous seuraavalle live, hybridi- tai virtuaalitapahtumallesi.
Jokaiseen kongressiin sopiva kokonaisuus
Räätälöimme palvelukokonaisuutemme asiakkaan tarpeiden mukaisesti hyödyntäen laajaa verkostoamme niin Helsingissä kuin ympäri Suomen tapahtuman koosta riippumatta. Alla luetellut ovat esimerkkejä saatavilla olevista palveluistamme.
Tapahtuman koordinointi
- Nimetty kongressipäällikkö ja -koordinaattori joka tapahtumalle
- Projektin yleiskoordinointi ja dokumentointi
- Tapahtumapaikan varaukset ja yhteydenpito
- Tilojen käyttösuunnitelma ja tekniset tarpeet, pelastussuunnitelma ja ensiapu
- Somistus, kyltitys, catering
- Tulkkausjärjestelyt
- Yhteydenpito yhdessä sovittujen alihankkijoiden kanssa
- Yleinen konsultointi mm. avustusten, varainhankinnan ja markkinoinnin osalta
- Kutsuttujen puhujien matka- ja majoitusjärjestelyt ja -kirjeenvaihto
- Palautteen kerääminen osallistujilta ja näytteilleasettajilta
- Yhteenveto- ja palautekokous järjestäjien kanssa tapahtuman jälkeen
- Yksilöity loppuselvitys tapahtuman tuloista, menoista ja alv-kannoista tapahtuman jälkeen
Virtuaalitoteutus
- Tilaisuuteen sopivin hybridi- tai virtuaalikokonaisuus
- Confedentin osaava tiimi konsultoi koko prosessin ajan
- Huippulaatuinen tekninen toteutus alan ammattilaisten toimesta
- Striimialusta yrityksen ilmeen mukaisesti
- Osallistujien tunnistuslinkit
- Tekninen tuki ja moderointi
- Virtuaalinen aulapalvelu
- Chat
- 1:1 videopuhelut
- Sponsorit & näytteilleasettajat
- Etäpuhujien liitos striimiin
- ZOOM/Teams -toteutus tai videokuvaus paikanpäällä tai studioympäristössä
Ilmoittautuminen
- Ilmoittautumislomakkeen suunnittelu, luonti ja räätälöinti kongressin visuaalisen ilmeen mukaan
- Tarvittavien osallistujatietojen kerääminen online-lomakkeella (yhteystiedot, ilmoittautumiskategoria, retket, iltajuhlat, erikoisruokavaliot, viisumikutsutiedot)
- Majoitusvaraukset tapahtuman huonekiintiöstä online-ilmoittautumisen yhteydessä
- Osallistumis- ja muiden varausmaksujen luottokorttiveloitukset salatussa yhteydessä
- Laskujen lähettäminen osallistujille
- Vahvistusten ja kuittien lähettäminen sähköpostitse
- Mahdolliset karhukirjeet maksamattomista laskuista
- Raportointi järjestäjälle ja/tai reaaliaikaiset online-osallistujalistat ym. listaukset järjestäjien käyttöön
- Osallistujakirjeenvaihto ja asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse
- Osallistujatodistukset
- Ilmoittautuminen tapahtumapaikalla
Taloushallinto
- Tapahtuman budjetointi ja budjettiseuranta
- Osallistumismaksujen, näyttelyn ja sponsoreiden laskutus
- Maksumuistutuksista huolehtiminen
- Rahaliikenteen hoito tapahtumalle nimetyn tilin kautta (osto- ja myyntilaskut)
- Luottokorttimaksujen vastaanotto tapahtuman puolesta tietoturvallisesti NETS-palvelussa
- Matkakorvausten ja palkkioiden maksaminen kutsutuille puhujille
Tapahtumapaikalla
- Tapahtumamateriaalin kokoaminen ja pakkaaminen
- Osallistujien vastaanotto ja materiaalin jakaminen osallistujille yhdessä nimikylttien kanssa
- On-site ilmoittautumisten vastaanotto ja veloitus
- Avoinna olevien maksujen kerääminen osallistujilta
- Teknisten, catering- ja tilajärjestelyiden valvonta ja sujuvuudesta huolehtiminen
- Avustajien kouluttaminen ja ohjeistus
- Rekisteröinti- ja infotiskin miehitys
Abstraktit
- Abstraktilomakkeen suunnittelu ja abstraktien vastaanotto online
- Kirjeenvaihto abstraktinjättäjien kanssa
- Hyväksymis- ja hylkäämiskirjeiden lähettäminen sähköpostitse
- Abstraktien online-arviointijärjestelmä tapahtuman järjestäjien käytössä
- Abstraktien sijoittaminen tieteelliseen ohjelmaan järjestelmässä
- Abstraktikirjan tulostus järjestelmästä
Majoitus
- Huonekiintiöiden varaukset yhdessä sovituista hotelleista
- Peruutusehtojen ja huonehintojen neuvottelut hotellien kanssa
- Majoitusvarausten mahdollistaminen osallistujille online ilmoittautumislomakkeen kautta
- Varauskiintiöiden valvonta ja hallinnointi
Markkinointi
- Visuaalinen/graafinen ilme, logojen suunnittelu
- Markkinointimateriaalin suunnittelu yhdessä järjestäjän kanssa
- Markkinointiviestintä
- Tapahtuman nettisivut
- Kongressisovellus (App)
Logistiikka
- Suunnittelu ja toteutus kokonaisuudessaan
- Aikataulutus ja suunnittelu
- Irtaimiston ja tavaroiden järjestely ja toimitus
- Toimitetaan materiaalit ja muut kongressitavarat tapahtumapaikalle
Oheisohjelmat
- Tapahtuman avajaiset ja päätöstilaisuus
- Oheisohjelman kokonaissuunnittelu ja aikataulutus
- Osallistujille tarjottavat retket ja pre- ja post tourit
- Iltajuhlat
- Vastaanotot
- Esiintyjävaraukset
- Tekniikka ja catering
- Kuljetusjärjestelyt
- Oheisohjelman ja retkien kuvaukset nettisivuille
Näyttely ja sponsorointi
- Kaupallisen näyttelyn suunnittelu, myynti ja koordinointi
- Yhteydet alihankkijoihin (mm. näyttelyrakentaja, sähköfirma, huolintaliikkeet)
- Sponsoripakettien suunnittelu yhteistyössä järjestäjän kanssa
- Posterinäyttelyn suunnittelu ja koordinointi
- Sponsori- ja näytteilleasettajasopimukset ja -kirjeenvaihto
- Infopaketin kokoaminen sponsoreille ja näytteilleasettajille
- Sponsoreiden ja näytteilleasettajien laskutus
Sovellus ja verkkosivut
- Rakennamme tapahtumien nettisivut tapahtuman visuaalisen ilmeen mukaisesti
- Nettisivujen sisällöntuotto ja graafisen ilmeen määrittäminen
- Palveluihimme kuuluu myös nettisivujen päivittäminen ja ylläpito
- Kongressisovelluksen luominen ja ylläpito
- Toteutamme kongressisovellukset tapahtuman visuaalisen ilmeen mukaisesti
- Sovelluksen sisällöntuotto
- Sovelluksen kautta lähetettävät tiedotteet ja muutokset ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana reaaliajassa
Yhteydenotto ja hallinta
- Projektin yleiskoordinointi ja hallinta
- Hoidamme yhteydenoton ja kommunikaation tapahtumapaikalle ja alihankkijoihin koko projektin aikana
- Aikataulutus ja selkeä raportointi
- Laaja verkosto käytettävissä